Fakturering
Ett utkast är ett arbetsdokument. En utfärdad faktura är bevis.
All försäljning sker inte i en kassa. När du fakturerar ett företag gäller samma regel för fakturan som för journalen: före utfärdandet får allt ändras, och efter utfärdandet ingenting, inte heller av oss. Ett fel rättas med en kreditnota som namnger fakturan den upphäver.
Utfärdande
Numret tilldelas i samma andetag som statusen ändras.
Att tilldela numret och att byta status sker i en och samma transaktion, och det är det som håller sekvensen utan luckor. Om något efter det misslyckas går numret tillbaka in i sekvensen. Ett hål i en finsk fakturaserie är en fråga en revisor ställer flera år senare, när ingen minns svaret, och den billigaste stunden att slippa det hålet är nu.
- ▪Ett utkast som inte blev något kan slängas. En utfärdad kan inte
- ▪En utfärdad faktura läser sin egen ögonblicksbild av båda parter, så en senare adressändring skriver inte om historien
- ▪Ett utkast följer den levande kunduppgiften, för ett utkast håller fortfarande på att skrivas
Utfärdad · rättad i sin helhet
Rättelser
En kreditnota är en faktura på ett negativt belopp, och den behandlas som en.
Rättelsen bär numret på den faktura den upphäver, öppet på dokumentet. Det är vad lagen förväntar sig, och det är det som gör numreringen möjlig att vandra flera år senare.
När en kreditnota täcker sitt original helt lämnar båda det öppna saldot. Att bara reglera originalet skulle lämna kreditnotan ensam kvar och visa pengar skyldiga till en kund som aldrig debiterades.
En utfärdad faktura har ett nummer i en sekvens någon kan behöva vandra igenom. Sättet att upphäva den är ett dokument som säger det, inte en rad som tyst försvinner.
En faktura · fyra former
En enda räkning
Fyra dokument som inte kan skilja sig åt med ett öre.
Skärmen, det utskrivbara dokumentet, Peppol UBL och Finvoice-filen byggs alla ur samma underlag och samma summor, beräknade en gång enligt EN 16931. Det är hela skälet till att beräkningen bor på ett enda ställe.
Den dag två av dem avrundar olika skiljer sig din kunds bokföring från din med ett öre, och ingendera sidan kan säga vilken som har rätt. Det samtalet kostar mer än funktionen.
Att få betalt
Numret din kund knappar in är numret som stämmer.
Den finska referensen: bara siffror, en kontrollsiffra, vikterna 7-3-1. Ingen skriver ett fakturanummer i en banköverföring, de knappar in referensen, och bokföringsprogrammet matchar på den.
ISO 11649-borgenärsreferensen för allt som korsar en gräns, genererad ur samma bas så att den inhemska och den internationella formen håller takten.
Dokumentet
På din kunds språk, aldrig på din webbläsares.
Fakturan kommer ut på kundens språk och faller tillbaka på ditt eget. Aldrig på webbläsarens, och det är med flit: den som klickar på hämta är inte den som ska läsa det som kommer ut, och en webbläsarrubrik beskriver fel av de två.
En finsk butik som fakturerar en dansk kund skickar ett danskt dokument utan att någon behöver komma ihåg att byta något.
En faktura · kunden avgör språket
Gränsen
Vi bygger e-fakturafilen. Vi skickar den inte ännu.
Peppol kräver ett avtal om accesspunkt och Finvoice kräver en bank eller en operatör. Att bygga filen är den del som är kod; att nå nätverket är den del som är ett avtal.
I dag laddar du alltså ner en giltig Peppol UBL- eller Finvoice-XML och lämnar den till operatören du redan använder, eller skickar PDF:en. Att kalla det här ”Peppol-anslutet” innan det avtalet finns vore en säljmening och inte en sann mening, och det här är inte en sajt som skriver sådana.
Vad vi annars inte har ännu →Frågor om fakturering.
Kan vi börja numreringen där vårt gamla system slutade?
Ja, och det bör ni. Vi sätter startpunkten under uppstarten så att er sekvens fortsätter där den slutade, för två fakturor med samma nummer under ett år är precis en sådan sak som är billig att undvika och dyr att förklara.
Hamnar en faktura i samma journal som kassaförsäljningen?
De är separata dokument med separata regler, och båda hamnar i samma bokföring. En kassaförsäljning förseglas i samma sekund den slås in; en faktura är bevis från det ögonblick den utfärdas. Momsen från båda landar i samma period och i samma export.
Vad händer om vi utfärdar en faktura till fel kund?
Ni utfärdar en kreditnota som namnger den, och sedan en korrekt faktura. Det finns ingen väg som ändrar eller raderar originalet, varken för oss eller för er, och det är precis den egenskapen som gör sekvensen värd något.